Kuo skiriasi SharePoint ir OneDrive?
Kokie skirtumai?
OneDrive yra skirtas asmeninių failų saugojimui (darbiniai failai, nuotraukos ir kiti dokumentai), su kuriais pagrinde dirba jų autorius (t.y. Microsoft 365 paskyros savininkas). Pagal standartinius nustatymus, visi į OneDrive įkelti dokumentai yra pasiekiami tik OneDrive savininko ir kiti asmenys (įskaitant ir Microsoft 365 administratorių), šių failų nemato. Esant poreikiui, vartotojas turi galimybę pasidalinti savo turimais failais ar katalogais su kitais asmeninis. Tai nustatoma individualaus failo ar katalogo lygmeniu.
SharePoint yra skirtas failų dalinimuisi organizacijos lygmenyje. Tai gali būti atskira darbo grupė, Microsoft Teams komanda ar visa organizacija. Pagrindinis skirtumas nuo OneDrive yra tas, kad dažniausiai prieigos teisės nustatomos visos SharePoint svetainės arba dokumentų bibliotekos lygmeniu. Tai reiškia, kad vieną kartą sukonfigūravus teises, visi po to įkelti failai ir dokumentai yra automatiškai padalinami su atitinkamais vartotojais. Be to, galima sukurti skirtingas vartotojų grupes, pvz.: 1) svetainės administratoriai su pilnomis teisėmis; 2) padalinio darbuotojai su įrašymo teisėmis; 3) svečių grupė su skaitymo teisėmis.
Kodėl naudoti OneDrive bendriems organizacijos failams yra bloga praktika?
Kartais pasitaiko atvejų, kai vienas įmonės darbuotojas (pvz įmonės vadovas ar kitas asmuo) pasidalina visą savo OneDrive su kitais kolegomis ir tai tampa įmonės online failų saugykla. Atkreipiame dėmesį, kad tai nėra gera praktika. Viena pagrindiniu priežasčių – kas nutinka kai OneDrive savininkas palieka įmonę arba ištrinama jo Microsoft 365 paskyra? Kadangi pagal OneDrive architektūrą yra tik vienas saugyklos savininkas, ištrynus OneDrive savininko Microsoft 365 paskyrą, visa sukaupta informacija ir duomenys dingsta.
Kita susijusi rizika yra ta, kad dėl vienokių ar kitokių priežasčių gali būtų įsilaužta į vartotojo Microsoft 365 paskyrą. Tokiu atveju grėsmė atsiranda ne tik asmeniniams darbuotojo duomenims, bet ir visos organizacijos failams.
Ir galiausiai, naudojant OneDrive įmonės failų dalinimosi tikslams, yra eikvojama vartotojo OneDrive talpa, dėl ko lieka mažiau vietos asmeninių failų saugojimui.
Todėl žymiai geresnis variantas yra sukurti atskirą SharePoint svetainę įmonės dokumentų saugojimui, kur yra vienas (ar keli) sistemos administratoriai su pilnomis teisėmis ir kiti vartotojai, kurie, pavyzdžiui, neturi galimybės atsitiktinai ištrinti SharePoint svetainės ir joje laikomų dokumentų.
Papildomas SharePoint funkcionalumas, kurio neturi OneDrive.
Be aukščiau paminėtų SharePoint teisių grupių privalumo, SharePoint taip pat turi papildomą funkcionalumą, kurio nėra OneDrive aplinkoje, pvz.:
• Naujienų arba intraneto portalo sukūrimas darbuotojams.
• SharePoint lists sukūrimas įvairių registrų kaupimui.
• Vizualus SharePoint aplinkos sukonfigūravimas pagal įmonės spalvų paletę ir pan.
• Galimybė prijungti papildomas Microsoft paslaugas (Power Automate, Power BI ir kt.)
Kiek vietos suteikiama?
Kiekvienas Microsoft 365 vartotojas standartiškai gauna 1TB OneDrive talpos asmeniniam failų saugojimui.
Tada įmonė organizacijos lygmeniu gauna papildomą 1TB SharePoint duomenų talpos, kuri neįsiskaičiuoja į vartotojų 1TB OneDrive duomenų. Taip pat nuo kiekvieno vartotojo yra papildomai suteikiama 10 GB per vartotoją.
Pavyzdys: įmonėje dirba 5 darbuotojai, kurie kiekvienas turi Microsoft 365 paskyrą.
Tokiu atveju kiekvienas iš 5 darbuotojų gauna po 1 TB duomenų savo asmeniniam OneDrive.
Ir organizacija papildomai gauna 1TB + (5 x 10 GB) = 1 050 GB duomenų SharePoint talpos.