Mokymų proceso optimizavimas

Užduotis ir problema

Iki šiol klientas mokymų registrą saugojo „Excel“ lentelėje, kurioje buvo daugiau nei 5000 eilučių. Pasikartojantys mokymai buvo įvedami kopijuojant duomenis iš ankstesnių įrašų. Kadangi nebuvo sukurta duomenų bazė, kopijuojant duomenis įvykdavo klaidų, daugybė duomenų buvo įvesta nesistemingai, o tai apsunkino informacijos paiešką ir filtravimą. Pasibaigus mokymams rankiniu būdu buvo sukuriami įvairūs mokymo dokumentai (kvietimas į mokymus, mokymų žurnalas, protokolas, pažymėjimai, užsakymo lapas ir kt.). Klientas neturėjo galimybės atlikti duomenų analizės, matyti darbo krūvio apžvalgą, identifikuoti pagrindinius klientus ir mokymo programas.

Klientas susidūrė su šiomis problemomis:
– nepatogus „Excel“ failas;
– rankinis darbas, pasikartojantys kopijavimo ir įklijavimo veiksmai;
– duomenų analizės stoka.

Debesų kompiuterijos sprendimas

Šioje įmonėje įdiegėme „Office 365“ debesų kompiuterijos sprendimus. Duomenų saugojimas buvo perkeltas į „Office 365 Share Point“. Pagrindiniai duomenys (klientai, apmokyti asmenys, mokymo programos, mokymo žurnalai, sertifikatai) dabar saugomi „Microsoft“ debesyje, kas užtikrina aukštą duomenų apsaugos lygį. Be to, klientui duomenys tapo prieinami iš bet kur ir bet kada ir klientas gali prisijungti prie debesyje esančių duomenų iš bet kurio įrenginio.

Mobili aplikacija mokymų valdymui

Pasitelkus „Microsoft Power Apps“ ir „MS Flow“ technologijas,  klientui buvo sukurta mokymo valdymo programa. Programa yra universali ir gali būti paleista bet kuriame kompiuteryje, planšetiniame kompiuteryje ar mobiliame telefone. Naudodamasis programa klientas tapo mobilus ir įgavo galimybę planuoti ir kurti mokymus iš bet kurios vietos, bei surasti anksčiau įvykusių mokymų duomenis. Nuo šiol norint suplanuoti mokymus klientui nebereikia kompiuterio, pakanka planšetinio kompiuterio ar mobilaus telefono. Programa yra tiesiogiai sujungta su „Office 365 SharePoint“ duomenų baze, kur yra visa reikalinga informacija apie klientus, mokinius ar mokymo programas, kurios reikia norint užregistruoti naują mokymų sesiją. Tai leido optimizuoti naujų mokymų registravimo procesą, nes buvo ženkliai sumažintas reikiamų veiksmų skaičius.

Automatizuotas dokumentų formavimo procesas

Naudodami procesų automatizavimo įrankį „MS Flow“, mes automatizavome kliento dokumentų generavimo procesą. Klientas gavo galimybę vienu mygtuko paspaudimu sukurti ir išsaugoti visus su mokymais susijusius dokumentus, tokius kaip protokolai, pažymėjimai, mokinių sąrašas, užsakymai ir kt., kai anksčiau visa tai būdavo darom rankiniu būdu.

Surinktų duomenų analizė

Naudodami „Power BI“ įrankį ir „Office 365“ duomenis klientui įdiegėme verslo analizės įrankius. Klientas nuo šiol turi galimybę išanalizuoti visus savo duomenis, tokius kaip: darbo krūvio apžvalga, mokymų istorija pagal klientus, mokymo programas, būsenas ir dienų intervalus, bei identifikuoti paklausiausias mokymų programas ir atlikti finansinę analizę. Taip pat klientas gali gauti išsamias ataskaitas, kuriomis remdamasis jis gali priimti verslo sprendimus, vykdyti pardavimo kampanijas, planuoti biudžetus, išlaidas ir darbo krūvį artimiausiam pusmečiui.