Mokymų proceso optimizavimas

Užduotis ir problema

Iki šiol klientas mokymų registrą saugojo „Excel“ lentelėje, kurioje buvo daugiau nei 5000 eilučių. Pasikartojantys mokymai buvo įvesti kopijuojant duomenis iš ankstesnių įrašų. Kadangi duomenų bazė nebuvo sukurta, kopijuojant duomenis, įvyko klaidų, daugybė duomenų buvo įvesta nesistemingai, o tai apsunkino informacijos paiešką ir filtravimą. Mokymų pabaigoje rankomis buvo sukurti įvairūs mokymo dokumentai (kvietimas į mokymus, treniruočių žurnalas, protokolas, pažymėjimas, užsakymas ir kt.). Taip pat klientas neturėjo galimybės atlikti duomenų analizės, matyti darbo krūvio apžvalgą, nustatyti pagrindinius klientus ir mokymo programas.

Klientas susidūrė su šiomis problemomis:
– nepatogus „Excel“ failas;
– rankinis darbas, pasikartojantys kopijavimo ir įklijavimo veiksmai;
– duomenų analizės stoka.

Debesų kompiuterijos sprendimas

Šioje įmonėje įdiegėme „Office 365“ debesų kompiuterijos sprendimus. Duomenų rinkimas ir saugojimas buvo perkeltas į „Office 365 SharePoint“ . Pagrindiniai klientų duomenys (klientai, apmokyti asmenys, mokymo programos, mokymo žurnalai, sertifikatai) dabar saugomi „Microsoft“ debesyje, o tai užtikrina aukštą duomenų apsaugos lygį . Be to, klientui duomenys tapo prieinami iš bet kur ir bet kada, o klientas gali prisijungti prie debesyje esančių duomenų iš bet kurio įrenginio.

Mobilioji programa mokymo valdymui

Pasitelkus „Microsoft Power Apps“ ir „MS Flow“ technologijas,  klientui buvo sukurta mokymo valdymo programa . Programa yra universali ir gali būti paleista bet kuriame kompiuteryje, planšetiniame kompiuteryje ar mobiliajame telefone. Naudodamasis programa klientas tapo mobilus ir gavo galimybę planuoti ir kurti mokymus iš bet kurios vietos, ieškoti, kad pamatytumėte buvusių mokymų apžvalgą. Be to, mokymui atlikti jam nebereikia kompiuterio, pakanka planšetinio kompiuterio ar mobiliojo telefono. Programa yra tiesiogiai sujungta su „Office 365 SharePoint“ duomenų baze, visa reikalinga informacija apie klientus, studentus ar mokymo kursus, kurios reikia norint užregistruoti naują mokymo sesiją. Tai leidooptimizuoti naujų treniruočių registracijos procesą, nes reikiamų veiksmų skaičius buvo žymiai sumažintas.

Dokumentų formavimo proceso automatizavimas

Naudodami procesų automatizavimo įrankį „MS Flow“, mes automatizavome kliento dokumentų generavimo procesą . Klientas gavo galimybę vienu mygtuko paspaudimu sukurti ir išsaugoti visus su mokymais susijusius dokumentus, tokius kaip protokolai, pažymėjimai, studentų sąrašas, užsakymai ir kt. rankiniu būdu.

Surinktų duomenų analizė

Naudodami „Power BI“ įrankį ir „Office 365“ debesies duomenis klientui įdiegėme verslo informacijos įrankius . Klientas turi galimybę išanalizuoti visus savo duomenis, tokius kaip: darbo krūvio apžvalga, mokymų istorija pagal klientus, mokymo programos, būsenos ir dienų sekos, nustatyti paklausiausias programas ir atlikti finansinę analizę. Taip pat klientas gali gauti išsamias ataskaitas, kuriomis remdamasis jis gali priimti verslo sprendimus, vykdyti pardavimo kampanijas, planuoti biudžetus, išlaidas ir darbo krūvį artimiausiam pusmečiui.

    Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.

    ADRESAS

    63739 street lorem ipsum City, Country

    TELEFONAS

    +12 (0) 345 678 9

    PAŠTAS

    info@company.com