Automatizuotas darbuotojų dokumentų sekimas

Užduotis ir problema

Įmonė užsiima suvirintojų, pastolių montuotojų ir kitų specialistų nuoma klientams užsienio rinkose. Kadangi darbuotojai dirba pramonės sektoriuje, jiems taikomi griežti darbuotojų saugos ir kvalifikacijos reikalavimai, kuriems įmonė turi pateikti galiojančius darbuotojų sertifikatus. Bendrovėje dirba apie 240 žmonių, todėl buvo sunku rankiniu būdu sekti kiekvieno dokumento galiojimą. Klientas susidūrė su šiomis problemomis:

• Buvo atvejų, kai darbuotojas buvo komandiruotas į užsienio valstybę ir dėl netikėtai pasibaigusio vieno iš dokumentų galiojimo turėjo būti išsiųstas namo anksčiau numatyto laiko. Tai sukėlė papildomų kelionės, transporto ir apgyvendinimo išlaidų.
• Kai kuriems dokumentams bendrovė turi pateikti periodinį atitikties sertifikatą. Kai buvo praleidžiama kokio nors dokumento galiojimo data, darbuotojams tekdavo skirti prastovą, nes be tinkamų dokumentų jie negalėjo praeiti pro gamyklos vartus.
• Dokumentų tikrinimas buvo atliekamas rankiniu būdu, nebuvo įmanoma centralizuotai ieškoti informacijos ir pažymėjimų kopijų laikyti vienoje vietoje.

„Office 365“ sprendimai

Kliento darbuotojų pažymėjimų duomenų saugojimas buvo perkeltas į „Microsoft SharePoint“ duomenų bazę. Tai užtikrina aukščiausią duomenų saugumo lygį ir BDAR laikymąsi. Nebereikia naudoti atskirų „Excel“ lentelių, nes visi administracijos darbuotojai turi prieigą prie naujausios informacijos. Be to, dabar klientas gali laikyti sertifikatų kopijas vienoje vietoje, kas palengvino dokumentų paiešką ir peržiūrą. Taip pat galima sekti mokymų išlaidas, tenkančias vienam darbuotojui.

Automatizuotas dokumentų galiojimo sekimas

Naudodami „Microsoft Flow“, mes automatizavome kliento dokumentų tikrinimo procesą. Programa automatiškai siunčia vartotojui pranešimą el. paštu  kai: 1) dokumentas baigs galioti po 30 dienų; 2) kai pasibaigia dokumento galiojimo laikas. Tai leido užtikrinti, kad visų darbuotojų dokumentai visada būtų atnaujinti ir būtų išvengta nereikalingų išlaidų bei klientų nepasitenkinimo.

Be to, sukūrėme patogią „Power BI“ ataskaitą, kurioje klientas gali vizualiai rūšiuoti ir filtruoti dokumentus pagal likusį galiojimo laiką, dokumento tipą, darbuotojo vardą ir pareigas.