Įmonės autoparko valdymas su „Office 365“

Užduotis ir problema

Klientas turi 60 automobilių parką ir papildomai nuomoja vidutiniškai 5-6 automobilius kiekvieną mėnesį. Nors klientas turėjo GPS sekimo programinę įrangą, trūko kai kurių pagrindinių funkcijų, pvz.: sekti kiekvieno automobilio aptarnavimo istoriją, planuoti remontą ir efektyviai paskirstyti automobilius skirtingiems projektams.

Klientas susidūrė su šiomis problemomis:

  • Buvo atvejų, kai penktadienį buvo išsinuomotas papildomas automobilis, o turimas automobilis pirmadienį grįžo iš kito projekto, apie kurį niekas nežinojo, t.y. nebuvo centralizuoto automobilio planavimo.
  • Darbuotojai nepildė automobilių priėmimo-perdavimo formų;
  • Dėl didelio automobilių skaičiaus buvo sunku sekti kiekvieno automobilio aptarnavimo istoriją ir remonto išlaidas, nebuvo galimybės patogiai saugoti ir ieškoti remonto sąskaitų.

„Office 365“ sprendimai

Įmonės parko duomenų bazė buvo perkelta į „Microsoft SharePoint“, kurioje buvo sukurtos transporto priemonių kortelės, registruojami remonto darbai ir gedimai, saugomi automobilio dokumentai (automobilio registracija, draudimo polisas) ir pasibaigus šių dokumentų galiojimo laikui automatiškai siunčiami priminimai. Tai leido visus autoparko duomenis laikyti vienoje vietoje, dėl ko pagerėjo išlaidų ir dokumentų kontrolė.

Mobili aplikacija automobilių perdavimui

Siekiant supaprastinti automobilio priėmimo-perdavimo procesą, klientui buvo sukurta mobili aplikacija, kurioje darbuotojai iš sąrašo pasirenka automobilį, nurodo, ar automobilis pilnai sukomplektuotas (yra kuro kortelė, pirmosios pagalbos rinkinys, automobilio dokumentai ir kt.) ir kitame lange nurodo automobilio apgadinimus. Tai leido visiškai skaitmenizuoti automobilio priėmimo-perdavimo procesą ir išvengti popierinių formų skenavimo ir siuntimo el. paštu. Dabar visa automobilio istorija saugoma duomenų bazėje, kas leidžia Autoparko vadovui sekti, kuriam darbuotojui priskirtas kiekvienas automobilis ir kada įvyko apgadinimai. Be to, darbuotojai nuo šiol gali užregistruoti automobilio gedimus savo telefone, kas palengvino įmonės autoparko valdymą per atstumą ir leido operatyviai reaguoti į gedimus. 

Automobilių planavimas

Siekiant pagerinti automobilių planavimą, buvo sukurtas automobilių planavimo įrankis, leidžiantis projektų vadovams prisijungti prie sistemos ir peržiūrėti laisvų automobilių sąrašą. Norėdami užsisakyti automobilį, jie išsiunčia rezervacijos užklausą Autoparko vadovui. Kai Autoparko vadovas patvirtina rezervaciją ir paskiria automobilį, projekto vadovai gauna patvirtinimą el. paštu su automobilio registracijos numeriu ir rezervacijos datomis. Tai leido supaprastinti automobilio rezervavimo procesą, sumažinti telefono skambučių skaičių ir svarbiausia išvengti nereikalingų automobilio nuomos išlaidų dėl nepakankamo planavimo.

    Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.

    ADRESAS

    63739 street lorem ipsum City, Country

    TELEFONAS

    +12 (0) 345 678 9

    PAŠTAS

    info@company.com